6 月6 日，我在转机3 次后终于抵达卢布尔雅那——斯洛文尼亚的首都，即将开启我7 周交换的地方。
    我的交换机构是Focus——福克斯可持续发展协会, 这是一家非政府非营利性组织，致力于可持续发展、气候变化、能源、交通、全球责任和消费去增长领域。
    Focus 于2004 年随着一些小城市项目启动而成立， 当时仅有2 名全职人员，如今有6 名全职人员，100 个志愿者成员，其机构领导人每4 年一换，由内部选举产生。Focus 坐落于政府提供的公益中心内，他们联合政府机构、当地社区，组织各种圆桌会议、工作坊及项目，也搭建意识提升合作网络，分析解读最新政策与行业内热点事件、媒体工作领域的发展，也组织一些有趣的街头活动及其他符合项目主题的活动。

志愿者平时“潜伏”有事“冒泡”
    Focus 有100 名志愿者成员，有趣的是，他们常年处于“潜伏”状态，并不活跃，但一有活动，他们会在全国各地参与进来，这源于Focus 的志愿者管理模式。
    平时，Focus 的工作人员会每隔2 周向志愿者成员发送邮件，内容包括活动汇编、近期工作计划，以及一些需要告知的信息。在举行活动前夕，除了邮件号召参与外，还会通过官网、新闻和联合招募平台进行信息公布并招募志愿者。借用互联网实时互动，用邮件的形式传递到个人，这样的工作一旦形成机制， 不会增加多少工作量，却能让志愿者及时了解机构运行情况，产生更强的凝聚力。

资金主要来自“政府购买服务”
    在资金来源方面，交换期间，我到访了几家NGO，得到的答案基本类似，这些机构大部分资金来源于政府（包括本国和欧盟层面）。只要机构想开展的项目有主管部门，就可以向各政府部门申请资金， 而项目资金属于政府工作预算的一部分。他们申请资助的选择面也比较广，大到政策研究，小到清扫街道， 只要符合机构使命即可。这样看来，在政府支持层面， 类似于国内的“政府购买服务”。斯洛文尼亚的NGO 获得资助资金的弹性比较大，资金额度较小的只有40 欧元，比较大的项目能到10 万欧元左右，这样的项目一般需要几家NGO 合作完成。
    同时，斯洛文尼亚NGO 面临着资金来源面窄， 自我造血方式受限的问题。由于斯洛文尼亚本国并没有基金会资助NGO，他们一般向欧盟层面的基金会进行申请，而欧盟基金会更倾向于资助大的NGO 或国家。据了解， 斯洛文尼亚的NGO 接受外来捐赠不多， 企业合作更是极少（除非企业是项目的利益相关方）。NGO 运转资源全部来源于项目支撑，如果哪个时间段没有申请到项目，就要面临“停业休整”的风险。也正因如此，他们为了获得更多的支持， 需要联合其他几个机构共同完成一个项目。

高效的项目管理
    通过近两个月的观察，我发现交换机构的同事们工作非常严谨，他们会为了使项目更有效推进，写出非常详细长达数十页的项目计划书。
    在交流期间，我见到了Focus 的一份项目报告，这份报告的计划部分多达70 页，从几个方面让我了解了他们的项目管理。
    首先是命名。他们的项目名称多为一个单词或短语，例如以“Plan B”命名的节能倡导项目，代表能源政策倡导的更好选择，“REACH”来源于“reduce energy use and change habits”几个单词的首字母，简单直接，方便记忆。
    其次是计划性。以我看到的“REACH”项目为例，项目报告为40 页， 计划书则多达70 页，可见其在项目开展前准备的完善程度。
    在计划步骤安排上，计划书以结果为导向，依据以下步骤展开：首先分解项目总目标，从具体目标—主要产出— 项目成果三个维度出发进行细化，制定出可衡量的项目目标；结合目标，分析利益相关方，锁定项目实施对象；明确活动开展方式和范围，细化任务包，制定追踪评估体系监测和评估项目影响。
    在执行安排上，因为此项目是多个NGO 合作完成的，因此在计划书里也对各个NGO 进行了明确分工。依据项目步骤，逐条陈列， 并将任务包里每一条任务的工作描述、机构分工、监管方式、财务管理、交流方式、决策制定和争议处理、风险管理、内部评估和质量监测进行了细化说明，非常细致。
    在项目进度监管上，Focus 利用相关网站进行线上管理， 将任务包和细化任务按计划安排进行上传，各个机构以此为依据完成日常工作，并进行内部自测和互相监督。每月一次线上视频会议，确保合作伙伴间的及时沟通和信息共享，每6 周一次线下会议，面对面讨论项目进展和问题。在这个过程中，还有协调员对项目进行总体进度的监督检查，一旦发现延误、困难或其他问题，协调员都将及时与各团队负责人协商解决，确保工作的及时高效开展。一环扣一环，以高计划性保障了高效率。
    其实，在Focus 的办公室里，其高计划性也可见一斑。
    办公室一进门，就可以看到一块任务分工板，上面标注了每个人本季度不同月份里所负责项目的工作安排；门后贴了机构年度大事日程；墙上贴了项目细化任务表，标注着项目的时间节点和完成情况。
    反观我们自己在项目执行过程中的问题，或许我们不一定要在项目执行前写出上百页的计划书，但要永远绷着那根“计划+ 效率”的神经，让它从设计到执行贯穿整个项目，以此达到高效管理项目的目的。
    （作者单位：蓝丝带海洋保护协会）