有句话说”工欲善其事，必先利其器”，在办公方面，资料收集用印象笔记，团队协作用worktile，管理机构“人”的资源是否可以也有工具让你效率倍增呢？
所谓“人”的资源，也可以说是NGO 的利益相关方，通常包括捐赠人、志愿者、专家顾问、合作伙伴、基金会等一系列相关支持者。
无论机构的内部管理、外部传播、筹款，还是活动，都与这些人息息相关。你是否足够了解他们，决定了你是否能获得更多资金、人力、智力、传播、行动等支持。
随着互联网时代的到来，支持者大量增长，传统的管理方法已无法满足机构的管理需求。举例来说，扶贫基金会在2002 到2007 年间，只需维护几千名捐赠人，当时采用一对一沟通维护，续捐率高达六成。而当2009 年开启“爱心包裹”项目后，捐赠人数暴增到80 万，无法再使用原来一对一的方法进行管理。如果放弃维护，意味着续捐率下降，需投入大量精力开发新捐赠人——于是扶贫基金会在沟通维护上做了许多尝试与探索：捐赠人信息如何保存？如何识别第二次捐赠？怎样去做80万捐赠人的分类，如何去做客户沟通？积极的管理意识，加之技术的辅助，最终让批量维护得以实现。
你的组织也许没有80 万捐赠人，但一定会有来自各个渠道数不清认不全的曾经支持过、关注过你们的人。可以先预估一下这部分支持者的量是多少——通常在你认真
梳理之后，会发现实际数量比预计的要多很多。这些多出来的人并非凭空冒出，而是来自琐碎的日常——你们的活动、行业论坛、社群交流、微信粉丝。
如何更加巧妙地解决支持者信息收集、管理、维护的问题？看看灵析有什么好办法吧。
灵析就是那个在幕后为上千家NGO 提供支持的技术产品，一个专门为非营利机构开发设计的联系人管理系统，集合了联系人管理、电子表单、筹款、邮件短信群发等功能，帮助机构提升信息化效率，解决围绕联系人的数据管理问题。
NGO 日常管理中的四大困境
数据分散。有太多太多的渠道去“获取”信息：线上、线下、各种平台、工具等等。于是那些关于人的数据信息散落各处—— excel表格里、N 个不同的问卷系统里、N 个不同的筹款平台里…… 当我们需要去动员这些资源的时候，就需要到各个分散的地方去动员，显然，效率和质量难以保障的。有的大机构，由专人负责每个月“手工整理”这些数据资料，很是辛苦。可是就算手工整理了，我们对“人”的数据，认知仍然有限，对利益相关方缺乏真正意义上的“了解”。
数据不全面。一个“人”背后的数据是多元的、动态变化的。当我们可以认知到N 个人的多元、动态变化的数据，我们在管理和决策上，就有了更多判断的依据，传
播及维护有了更加精准的可能性。而这个层面上的数据管理，“手工excel 管理”的形态就很难满足了。
团队内协作难。公益行业人员流转较快所带来的资源断档问题，也是许多机构所头疼的，如果没有一个较为规范的信息管理方式，所有的资源都汇集在机构高层脑子里，团队效率就会降低。举个简单的例子，管志愿者的工作人员走了，继任若连谁是靠谱志愿者都不知道，之前的积累就白费了，许多工作要重头再来，这显然是低效的。
数据应用难。即使上面这些数据都有了，都努力更新了，但在很多层面上，我们很难很好地使用这些数据：虽然知道了Ta 的联系方式——是否有定期沟通维护？有了Ta 的捐赠记录——是否分析了Ta的捐款偏好，进行合理劝募？
用数据思维对待管理、筹款与传播
简单来说，灵析是在数据收集、数据整合、数据使用三个维度上，解决社会组织们面对的独有的问题。
第一个维度——数据收集。
改变数据收集的方式，就可以轻松解决数据分散、没有电子化的问题。
电子表单代替了纸质文档、word 文件，成为互联网时代最便捷的收集工具。通过灵析表单，你可以进行活动报名、志愿者招募、投票调研、签名联署等多种信息的收
集。生成的表单链接可以直接添加到微信菜单栏、朋友圈、网站、微博、QQ 群进行发布和分享，方便传播；生成的二维码还可以印刷在宣传物上进行线下收集，打通各种工具之间的连接通道。
参与者可以用手机或电脑进行填写提交，提交后，数据会自动积累到机构自己的数据库中，并生成一个Ta 的“档案页”。“档案页”可以将这个人所有的信息汇总到一起。举例来说，多次用表单进行志愿者签到，你就可以在Ta 的档案页中，轻松看到Ta 的出席情况；又如捐赠人维护，你可以看到Ta进行了多少次捐赠，每次的捐赠情况。这样的收集方式，完全不需要额外的人力进行统计，人和机构之间的关联与痕迹，也一目了然。
除了表单收集，你还可以将原有的机构数据从Excel 批量导入，若是机构原有数据库，还可以用API 同步过来。当然，其他一些平台上已有的数据，也是可以导出整
合的，例如支付宝公益的记录，便可以导出 Excel 格式。一些平台不提供捐赠人信息，无法进行捐赠人维护，那么你也可以使用灵析的筹款功能，在筹款的同时收集信息，并可以设置自动发送捐赠反馈。这样，原先分散在各个平台及个人手中的信息，就能够完整、清晰、不费力地汇总。无论是机构的管理者，还是项目的执行者，抑或是传播运营者，都可以通过这个数据库及时获得可用信息，进行决策与工作推进。
如果一个团队完全没有做过利益相关方数据的整理，那么核心团队一定要带头去做。一方面是带头进行一个管理方式的革新，另一个方面是他们本身脑子里就有一个核心数据库。灵析早期的用户友成基金会，最早就是由理事长向下普及推广联系人资源管理的概念，成功带领团队建立了完善的机构数据库。
在数据收集时，有一点值得注意：要抓住一切可能去收集数据。对于数据世界来说，1大于0，无论这个数据本身有多不完善，都要积累下来，有了数据，才谈得上整理、分析与决策。
所以，抓住一切可能可以收集数据的地方：在官网加入订阅按钮、志愿者申请表，在微信菜单添加资料申领链接，在微信推送加上活动报名表单二维码……表单会帮你把信息统统收集回来。
第二个维度——数据整合。
只要开始收集数据，整合数据就水到渠成。
在灵析里，你可以给所有人进行分类、添加标签、添加备注。
通常建议，先为机构规划大的分类框架，例如“志愿者”“捐赠人”“合作媒体”“合作伙伴”等。进而可以为不同分类设定一些独有的“属性”，比如为志愿者增加“加入时间”“专业技能”字段，为合作媒体增加“媒体名称”“投稿方式”字段等等。
在分类之下，一个人总有些独有的“标签”。比如“2015慈展会”上认识的人，可能属于不同的分类，但是通过标签，你可以很容易地筛选出他们。通过表单、筹款收集信息时，可以对标签进行设置，提交进来的人，都会自动带着你定好的标签。
另外，在灵析里，也有权限管理的概念，能够让机构以部门方式管理协作。
第三个维度——数据使用。
数据使用，可分为两个方面：一是传播，基于联系人的数据，传播可以做到更加精准；二是基于数据本身的分析统计。
灵析可以通过邮件、短信，对特定分类、标签的人群进行精准的传播。与传统方式最大不同是效率的提升与反馈的追踪。
效率方面，基于已经收集整理的数据——收件人列表可以通过分类标签自动筛选；姓名、捐赠金额等收集到的信息可进行智能替换。另外群发功能支持5万封邮件的群发，打破普通工作邮箱每日发送限额，节省大量重复操作时间。
反馈追踪方面，可以让你确切地了解邮件的发送情况，包括到达率、打开率、其中链接的点击率。追踪传播数据可以带来两个方面的好处：单次传播动作的效果可以追踪，下一次改进就有依据；长期传播动作的成果可以分析，你可以很精准地定位铁粉、长期联络人。
说到数据分析本身，录入什么样的数据，就可以做基于这些数据的分析统计。比如老兵回家这个项目，录入了所有捐赠记录，就可以通过数据，排查出长期捐赠群体突然不捐的情况，从而对项目及传播进行检视。在分析这个维度上，也有很多其他方式，可根据机构自身的定位及目标进行尝试与探索。
总结来说，一个以人为核心的管理构架，可以让你：
有效收集整合数据；
便利内部信息分享与管理；
提升外部传播效果；
增加决策依据。
而你需要做的也很简单：收集数据——整合数据——使用数据。
技术上的事情，我们已经为你准备好了。
有研究表明，商业社会，每1美元在联系人管理系统上的投入，会得到5.6美元的产出。灵析希望，社会组织、公益机构也一样能够受益于这样的管理系统，转化出更多的社会价值。
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